A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais ganhou destaque novamente em 2021 ao se tornar uma exigência às empresas do “Grupo III”.

Desconhecida pelo público em geral, mas muito importante para os gestores de condomínios, a EFD Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) é uma obrigação fiscal do e-Social que diz respeito especialmente a prestação de serviços terceirizados, como limpeza, jardinagem, portaria, segurança e construção civil. Ela faz parte do bloco do Sped Fiscal, processo de escrituração digital do governo, e seu principal objetivo é permitir que o INSS tenha acesso fácil e ágil às informações de notas fiscais dos trabalhos realizados para que, dessa forma, consiga avaliar o que é pertinente à contribuição previdenciária, retenção de imposto de renda e de contribuições sociais.

Alexandre Machado, Vice Head e Product Owner na Group Software, explica que apesar de ter sido implementada em 2018, voltou a ficar sob os holofotes entre o fim de maio e início de junho deste ano, quando a Receita Federal a tornou uma exigência legal para empresas do “Grupo III”. “Então, aqueles que ainda não tinham se adaptado a ela precisaram rapidamente correr atrás do tempo perdido para evitar as penalidades direcionadas às empresas que atrasam, não a enviam ou fazem o encaminhamento incorreto e a omissão de informações na hora de realizar a declaração”, elucida Alexandre.

A EFD Reinf e os condomínios
Vale ressaltar que, caso haja atraso no prazo de entrega e dos encargos solicitados, tanto o condomínio como a administradora podem receber multas automáticas, que devem variar de acordo com a situação. O órgão regulador ainda determina que para enviar a EFD Reinf é preciso gerar documentos eletrônicos com assinatura digital, pois só assim terão valor legal e será possível garantir a idoneidade das informações.

A princípio, a nova obrigação foi pensada como um recurso complementar ao e-Social para substituir outras manifestações essenciais, tais como: DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta) e Manad (Manual Normativo de Arquivos Digitais). No entanto, como essa transição ainda não aconteceu, deverão surgir novas ferramentas para possibilitar a sucessão desses dispositivos.

Sobre as principais vantagens da EFD Reinf, Alexandre esclarece que ao reunir em um único documento todas as informações sobre os serviços prestados por terceiros, ela facilita e simplifica para o administrador do condomínio o processo de declaração. E essa centralização dos dados permite não apenas otimizar procedimentos ao reduzir o volume dos registros, mas também o integrar com outros sistemas do Sped. Isso tudo melhora a gestão tributária da empresa e ainda diminui os riscos operacionais.

Esse é um processo complexo e que demanda muita atenção dos gestores. Nesse contexto, a tecnologia pode ser de grande ajuda para realizar a declaração da EFD Reinf para condomínios, pois, além de deixar a gestão mais transparente, torna os trabalhos automatizados. “Isso permite com o ganho de tempo e economia esforços para as áreas que merecem mais atenção. Similarmente, reduz as chances de falha humana, que é recorrente neste tipo de trabalho e pode gerar grandes problemas”, finaliza Alexandre.

Fonte: Alexandre Machado, Vice Head e Product Owner na Group Software, empresa especializada em sistemas de gestão para Condomínios, Shoppings Centers e Imobiliárias.